قوانین آرشیودار: اصول بنیادین آرشیو
قوانین آرشیودار: اصول بنیادین آرشیو
- حرمت گنجینه[1]
این اصل بدین معناست که اسناد شخصی، خانوادگی و سازمانی موجود، یا، نگهداری شده در آرشیو باید با همان نظم اولیه خود نگهداری شوند، و نباید با اسناد سایر اشخاص یا سازمان ها ادغام گردند. این اصل بنیادین مفاهیم خاستگاه و حرمت نظم اولیه را در بر می گیرد.
- خاستگاه[2]
فرد یا سازمانی که اسناد را تولید، جمع آوری و/ یا نگهداری کرده و در طی فعالیت ها یا کسب و کار خود مورد استفاده قرار داده است.
- حرمت نظم اولیه[3]
بمنظور حفظ روابط موجود و اهمیت و اعتبار سندی، باید اسناد هر خاستگاه با همان نظم و ترتیبی که پدیدآورنده ایجاد کرده نگهداری شوند.
منبع: شورای آرشیوداران کانادا، قواعدی برای توصیف آرشیوی. اصطلاحنامه (1990- ) و انجمن آرشیوداران آمریکا، اصطلاحنامه ای برای مدیران اسناد و متصدیان نسخ خطی (1992).
به کارگیری این اصول تضمین می کند که اسناد در همان بافتی که تولید شده اند حفظ و استفاده شوند، در نتیجه یکپارچگی و تمامیت به عاریت گرفته شده، خود شاهدی از کنش های پدیدآورنده سند خواهد بود. اگر از نقش و دخالت ذهنی آرشیوداران در شکل دادن به معنای مدرک جلوگیری نشود در آن صورت التزام به این اصول به حداقل خواهد رسید، تعهد نسبت به این اصول اسناد را قادر می سازد تا درباره کنش های پدیدآورنده اش "اظهر من الشمس" باشد. آرشیوداران نباید شواهد و مدارک را دستکاری کنند بلکه در عوض باید بافت آن را حفظ کنند تا اینکه امکان دسترسی و استفاده از آن در شکل معنی دار وجود داشته باشد.
اصول آرشیوی در عمل
اصول آرشیوی تاثیر هدایت کننده ای بر وظایف آرشیوی دارند، لیکن اغلب بطور مستقیم در تنظیم و توصیف سوابق آرشیوی تجسم می یابند. اصطلاحات ذیل در ترتیب و توصیف مورد استفاده قرار می گیرند:
- ثبت[4]:
پذیرش رسمی اسناد برای حفاظت و مستند سازی این عمل. عمل ثبت پیش از تنظیم و توصیف صورت می پذیرد و بیشتر یک عمل اداری است.
- گنجینه[5]:
تمامی اسناد، در هر شکل یا محملی، که بطور ارادی و ارگانیک به توسط یک فرد، خانواده یا سازمانی خاص در طی فعالیت ها یا انجام وظایف خویش تولید و/ یا جمع آوری و مورد استفاده قرار گرفته است. هر گنجینه سطحی از ترتیب و توصیف است که هر کدام ذیل فروست ها، فایل ها و بخش های موجود قرار می گیرند. هر گنجینه برابر با یک ثبت نیست. یک گنجینه ممکن است بیش از یک ثبت را در بر بگیرد. به همین سان هر ثبت می تواند بیش از یک گنجینه را شامل شود.
- مجموعه:
انباشت فرضی و در کنار هم قرار دادن اسناد از هر خاستگاهی بر اساس برخی ویژگی های عمومی همانند نوع رسانه. (عکس ها مثال خوبی از یک مجموعه است. آنها غالبا با هدف حفظ و دسترس پذیری گردآوری می شوند، و لیکن معمولا گنجینه های بسیاری از عکاسان گوناگون را شامل می شوند.)
منبع: شورای آرشیوداران کانادا، قواعد توصیف آرشیوی، اصطلاحنامه (1990- )
